上程スケジュールと準備
■スタッフ会議について
スタッフ会議においては、その議案内容と２０２０年度の運動の方向性が合致しているかを判断する会議となります。
また、上程は、３ヶ月以上前でも可能です。但し、連続した月で協議、審議を行います。
例）８月実施の事業の場合、一般的に、５月協議、６月審議で上程されますが、
３月協議上程も可能です。但しその場合は、４月審議上程となります。
■各会議について
①　議案審査会議【電子資料・紙資料】
１）電子資料の送信方法
¨議案審査会議より「議案審査会議のお知らせ」を送信します。記載してある宛先にファイルを送信して下さい。
¨メール送信期限は、開催案内に記載している時間を厳守して下さい。（通常、議案審査会議開催３日前２０：００）
¨ 期限を過ぎての送信は一切受付けいたしません。
¨議案審査会議では、上程資料内のハイパーリンクの状態は確認いたしません。必ず上程責任者が最終確認をして下さい。
¨ ファイルサイズを確認して概ね５，０００ＫＢ（５ＭＢ）を超える場合は回覧資料を準備して下さい。
¨ 電子資料は、保存フォルダをＺＩＰ形式で圧縮して添付して下さい。
¨ 圧縮する際に、フォルダ名を上程ファイル名（ファイル記号）に書き直してから圧縮して下さい。
¨議案審査会議にて取りまとめ後、 会議開催までに「アジェンダシステムのアドレス及びパスワード」をメールで
お知らせします。
２）紙資料の提出
紙資料は指定の時間までに、指定の部数（原則会議開会３０分前、２部）をご提出下さい。
提出期限に間に合わない場合は、議長判断に委ねます。
配布先＝保存用（１部）・ 議案審査会議チェック用（１部）
紙資料　一覧表
| 部数 | 議案書 | 添付資料（すべて）
審議対象資料 | 参考資料
本体 | タイムスケジュール及び | 事業収支 | 電子 | 提出 | 配布 | 回覧 | 電子 | 配布 | 回覧
役割分担 | 予算書 | （見積書・領収書の写し含む）
① 紙資料（フルセット） | ２部 | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ●
※回覧資料を含む全ての資料です。
② 回覧＋表紙 | ２部 |  |  |  |  |  |  | ● |  |  | ●
③ 配布 | 適宜 |  |  |  |  |  | ● |  |  | ● |
④ 見積書・領収書　原本 | 指示があった場合に提示出来るように、上程者が持っている事。
注1) 領収書は報告書の場合のみです。
注2) ②回覧資料には「ファイル記号」「委員会名」を記入した表紙をつけて下さい。また、散乱しないように一つにまとめに綴じて下さい（事前にホッチキスやファイルなどで）。
３）会議での指摘事項について
次回の上程には「意見と対応」を記入する必要があります。指摘事項は上程者がメモを取って下さい。
また、スタッフ会議の「意見」については、必ず対応して下さい。スタッフ会議の意見への対応がされてい ない議案については、議案審査会議で取り扱いませんのでご注意下さい。
４）資料の差換えについて
資料の差し替えは原則として認めません。
止むを得ない事情があり、差し替えを希望する場合は、事前に議長長もしくは副議長へ申し出て下さい。
議長もしくは副議長にて取扱いを判断します。
その結果如何により、会議にて修正動議を図る事を認めます。その際は、修正動議を上程者が行い、
然るべき理由を述べて下さい。最終的に議長判断に委ねる事になります。
５）会議を欠席する場合について
会議欠席者は、理由の如何に関わらず委任状を必ず議長宛で、議案審査会議に提出して下さい。
②　理事会【電子資料・紙資料】
１）電子資料の送信方法
¨総務広報委員会より「理事会開催のお知らせ」を送信します。上程議案を記載してある宛先にファイルを送信して下さい。
¨メール送信期限は、開催案内に記載している時間を厳守して下さい。（通常、理事会開催４日前２０：００）
□議案審査会議にて、議案審査会議での指摘事項について修正の状況を確認します。特段の問題が無い場合はそのまま理事会
上程となります。万一、指摘箇所の修正に更なる不備があった場合については、再度修正をして頂きます。
（再提出期限理事会開催２日前２０：００）
¨期限を過ぎての送信は一切受付けいたしません。
¨議案審査会議では、上程資料内のハイパーリンクの状態は確認いたしません。必ず上程者が最終確認をして下さい。
¨ファイルサイズを確認して概ね５，０００ＫＢ（５ＭＢ）を超える場合は回覧資料を準備して下さい。
¨電子資料は、保存フォルダをＺＩＰ形式に圧縮して添付して下さい。
¨圧縮する際に、フォルダ名を上程ファイル名（ファイル記号）に書き直してから圧縮して下さい。
¨議案審査会議にて取りまとめ後、理事会開催日の前日までに「アジェンダシステムのアドレス及びパスワード」をメールで
お知らせします。
２）紙資料の提出
紙資料は会議開会３０分前までにご提出下さい。提出期限に遅れた場合は、議長判断に委ねます。
尚、会議開催時間になりましたら、紙資料の配布を一切停止します。
配布先＝理事会保存用（１部）・チェック用（１部）
紙資料　一覧表
| 部数 | 議案書 | 添付資料（すべて）
審議対象資料 | 参考資料
本体 | タイムスケジュール及び | 事業収支 | 電子 | 提出 | 配布 | 回覧 | 電子 | 配布 | 回覧
役割分担 | 予算書 | （見積書・領収書の写し含む）
①　紙資料（フルセット） | ２部 | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ●
※回覧資料を含む全ての資料です。
② 回覧＋表紙 | ２部 |  |  |  |  |  |  | ● |  |  | ●
③ 配布 | 適宜 |  |  |  |  |  | ● |  |  | ● |
④ 見積書・領収書　原本 | 指示があった場合に提示出来るように、上程者が持っている事。
注3) 領収書は報告書の場合のみです。
注4) ②回覧資料には「ファイル記号」「委員会名」を記入した表紙をつけて下さい。また、散乱しないよう一まとめに綴じて下さい（事前にホッチキスやファイルなどで）。
３）会議での指摘事項について
次回の上程には「意見と対応」を記入する必要があります。指摘事項は上程者がメモを取って下さい。
会議終了後、必ず常務理事（不在の場合は、議長）に確認を取って下さい。
また、議案審査会議の「意見」については、必ず対応して下さい。議案審査会議の意見への対応がされていない
議案については、理事会で取り扱えませんのでご注意下さい。
４）資料の差換えについて
資料の差し替えは原則として認めません。止むを得ない事情があり、差し替えを希望する場合は、事前に執行部へお申し出下さい。
専務理事または常務理事にて確認します。その結果如何により、会議にて修正動議を図る事を認めます。その際は、修正動議を上程者が行い、然るべき理由を述べて下さい。２分の１以上の承認を得て、差し替えが認められる事になります。
５）会議を欠席する場合について
会議欠席者は、理由の如何に関わらず委任状を必ず総務広報委員会まで提出して下さい。
各会議のおける補足ルール |  |  |  |  |  |  |  |  |  |
１．資料提出の遅延については原則認めません。理由を各会議の議長が認めた場合のみ各会議に上程でき、それ以外の場合は臨時会議 扱いとなります。
２．議案締め切り後の議案差し替えは原則認めません。理由を各会議の議長が認めた場合のみ差し替えを認めます。
３．理事会は定款に記載どおりの取り決めで進行します。
４．議案審査会議・理事会ともに前会議までの意見が対応されていない場合は議長判断で議案を取り下げ、もしくは一定期延期できるも のとします。
５．早退、遅刻や一時退席する場合は、必ず総務広報委員会に報告して下さい。
６．議案締め切り後の議案差し替えがないように、準備を進めて下さい。
（また、上程時の口頭修正もその度合いにより専務理事・常務理事より指摘し賛否の参考としてもらいます。）
７．臨時理事会についてはその必要性を発生させた委員会・特別委員会等が設営をする事とします。
８．議案審査会議にて各会議開催までにフォーマットチェックを行い、開催前日までに議案の差し替えを行う場合が有ります。
９．例会・事業の報告議案の審議（理事会）では特別な理由がない限り、一定期延期はできないものとします。